Halo semuanya! Sampai juga ke cerita PhD bagian #3. Di momen ini saya bakal cerita lebih detil khusus pengalaman yang saya dapet selama mencari dan mendaftar PhD program. Saya akan berusaha bercerita serunut mungkin agar kalian mudah ikuti dan ga bingung. Sekali lagi, jangan digeneralisir, karena pengalaman ini sifatnya individu banget. Jadi, ambil yang bermanfaat buat kalian ya!

Oke, kita mulai aja,

Persiapan

Kalo kita mau mendaftar apapun, termasuk PhD, perlu yang namanya persiapan dong, baik dokumen, mental, kesehatan, kefasihan bahasa, dan lain-lain. Untuk persiapan dokumen, secara umum apa aja yang perlu kalian siapkan bisa dilihat di cerita saya sebelumnya #2. Dokumen lebih detil yang diperlukan bisa kalian cari di website universitas / departemen / proyek yang akan kalian lamar. Untuk kesehatan, silakan kalian jaga kesehatan kalian baik-baik, makan yang teratur serta olah raga dan istirahat yang cukup. Dua hal yang akan saya jelasin di bagian ini adalah:

1. Bidang apa saja yang akan kalian daftar?

Boleh jadi kalian akan mendaftar bidang spesifik yang in-line dengan apa yang selalu kalian kerjakan selama ini. Namun, bisa jadi juga kalian ingin pindah bidang yang masih beririsan dengan bidang kalian selama ini, atau mungkin bahkan berbeda jauh (beberapa orang melakukannya). Hal yang perlu kalian pahami adalah PhD merupakan pendidikan formal tertinggi (PostDoc ga dihitung) yang akan dijalani seseorang. Para recruiter ingin mendapatkan kandidat yang berpengalaman di bidang terkait, dan meyakinkan. Bagaimana cara tahunya? Yaitu melalui portofolio pekerjaan / CV kalian. Disini artinya, kalau kalian mendaftar lebih dari satu bidang spesifik, dan merasa kalian memang memiliki pengalaman di bidang-bidang tersebut, maka jumlah CV yang perlu kalian buat harus lebih dari 1! Dan inilah yang saya lakukan saat itu, hahahaha. Saya udah pernah cerita kalo bidang saya Akustika dan Fisika Bangunan dan bekerja di Insgreeb yang merupakan grup riset di bidang Sustainable Buildings. Jadi saat itu saya berniat kalo ga PhD di bidang akustik, fisika bangunan, ya sustainable buildings.

Baiklah, terus apa saja yang perlu kalian lakukan?

  • Buat list bidang yang ingin kalian daftar. Jangan banyak-banyak! Dua atau 3 itu sudah cukup untuk mencari topik pekerjaan / riset terkait.
  • Siapkan CV disesuaikan dengan bidang yang ditawarkan. Kalau kalian mendaftar 3, ya buat 3 macam CV dengan track record dan portofolio yang relevan. Ini yang saya lakukan saat itu.
  • Siapkan Motivation letter sesuai dengan TOPIK yang ditawarkan. Motivation Letter ini sifatnya adjustable banget. Sekali kalian punya 1, kalian bisa edit-kirim sesuai dengan topik, bidang, dan departemen / universitas yang kalian lamar.
  • Gunakan kemampuan personal branding kalian di dalam CV dan Motivation Letter. Tenang aja, menyiapkan kedua hal ini bisa dilakukan sambil mencari lowongan yang ada kok sehingga kontennya lebih tepat.
  • Buatlah daftar siapa saja orang yang akan kalian minta sebagai pemberi referensi. Daftar ini perlu dipertimbangkan terutama mengenai bidang apa yang akan kalian lamar. Hubungi beliau sesegera mungkin agar tidak terkesan mendadak saat kalian butuh.
  • Buatlah daftar universitas / departemen / lab professor mana saja yang akan kalian daftar
  • Buatlah daftar kata kunci yang akan kalian gunakan untuk mencari lowongan tersebut. Sangat mungkin kalian akan menemukan tempat baru dengan bidang yang kalian tertarik atau sesuai.

2. Percaya dirilah!

Saya termasuk orang yang ga begitu percaya diri. Saya sadar betul saya bukan orang yang smart. Saya orang yang nekad dan berani mengejar cita-cita saya. Itu aja. Di luar sana banyak orang yang jauh lebih pintar dari saya. Tapi saya percaya kalo kesempatan dan hasil itu tidak jatuh pada orang yang sudah diberkahi (dengan kepintaran dan kekayaan, misalnya), tapi ia akan jatuh pada orang yang berusaha dan berjuang.

Terkait kepercayaan diri ini, saya sedikit tersentil waktu senior saya bilang, “Pede aja, bisa itu, gampang…”. Waktu itu saya tahu persis senior saya, yang saya juga tahu ga pinter-pinter amat, bukan lagi meremehkan sebuah proses, tapi lagi support saya buat percaya diri. Disitulah saya belajar percaya diri buat mendaftar PhD. Dan menurut saya, tetaplah mempertahankan kesederhanaan sikap walaupun kita percaya diri. Jangan sampai over ya!

 

Melamar / Mendaftar

Pertama-tama, gunakan kemampuan web-searching kalian sebaik mungkin, dan tingkatkan terus skill dan jangkauan wilayah pencarian kalian. Hal-hal berikut mungkin akan membantu kalian mengolah deadline dan keinginan.

  1. Buatlah daftar di dalam excel mengenai tiap tawaran topik yang kalian temui, universitasnya, kapan deadlinenya dan persyaratannya apa saja. Contoh yang pernah saya buat bisa kalian download disini. Silakan dimanfaatkan atau dimodifikasi sesuai kebutuhan.
  2. Buatlah daftar persyaratan mana saja yang sudah kalian miliki dan yang belum. Misalnya sertifikat bahasa Inggris, kapan kalian bisa ambil test terkait dan kapan kira-kira hasilnya akan keluar. Apakah masih terkejar dengan deadline yang diberikan.
  3. Ingat, tidak semua peluang yang muncul harus kalian lamar. Kalau tidak memungkinkan, misalnya ada persyaratan yang tidak terkejar, dan pihak recruiter tidak mau memberikan kesempatan untuk dokumen susulan, maka jangan dipaksakan (bhs jawa: ngoyo). Hal itu akan mempersulit kalian sendiri nantinya. Kejarlah dokumen-dokumen penting, terutama yang melibatkan pihak lain (translasi ijazah transkrip, sertifikat bahasa inggris) sesegera mungkin. Kalau tidak, kalian akan kehilangan kesempatan berikutnya yang datang. “Peluang akan datang di saat yang tepat, di saat kita siap”.
  4. Jika untuk sebuah lowongan kalian merasa berkasnya sudah siap, kirimkan aplikasi kalian! Selanjutnya berdoalah 🙂

Untuk PhD, ada 3 jenis cara bagaimana aplikasi tersebut dikirimkan. Cara pertama adalah melalui web portal universitas. Cara ini mengharuskan kita membuat akun untuk mendaftar, mengonfirmasi via email, dan mulai mengunggah berkas-berkas yang dibutuhkan. Cara kedua sedikit mirip, yaitu melalui web portal universitas / departemen namun kita tidak perlu membuat akun. Cukup masuk ke halaman tertentu yang meminta kita mengisikan identitas, alamat surel dan mengunggah berkas-berkas kita. Cara seperti ini banyak digunakan oleh universitas di Belanda. Ketiga, melalui email. Cara terakhir ini mengharuskan kita mengirimkan semua dokumen secara pribadi kepada PIC proyek riset (bisa jadi professor langsung). Jika cara ini ditempuh, jangan lupa tuliskan Subjek Email. Isikan juga sedikit pengantar di Badan Email secara formal yang menjelaskan siapa kita dan menyampaikan ketertarikan kita pada lowongan riset yang dibuka. Negara-negara Skandinavia banyak menggunakan cara ini. Ini merupakan initial screening. Biasanya persetujuan / penolakan akan datang dulu dari PIC tersebut. Jika mereka tertarik, kita akan diminta melakukan aplikasi melalui sistem universitas / departemen. Cara keempat, dan ini yang saya alami, aplikasi hanya dilakukan melalui email, tanpa melanjutkan / memulainya dari sistem yang disediakan recruiter.

Tips nya, siapkan berkas kalian selengkap mungkin. Mendaftar PhD dengan skema lowongan / vacancy, tidak seperti dengan kebanyakan skema beasiswa yang berkasnya dapat dicicil via online system. PhD vacancy (umumnya) selalu membuka lowongan dengan sistem aplikasi once at a time; maksudnya sekali buka, lengkapi, kirimkan. Jadi siapkan sebaik-baiknya berkas kalian sebelumnya ya!

Tips berikutnya, daftarlah sebanyak-banyaknya namun terkontrol. Maksudnya semua sesuai dengan bidang yang kalian tertarik. Kita tidak pernah tahu rejeki kita datang dari negara mana, universitas apa, dengan professor siapa. Saya sendiri mendaftar sekitar 9 lowongan dari beberapa negara di antaranya, Belanda, Denmark, Belgia, Swedia, Finlandia. Semuanya negara di Eropa karena itulah dulu salah satu mimpi saya yaitu sekolah di Eropa. Bidang yang saya daftar sekitar akustika dan fisika bangunan (lighting, light field, sustainable building, thermal insulation). Sebetulnya banyak banget tawaran lowongan di universitas di UK dan saya tertarik banget. Tapi sayangnya sejak beberapa tahun ke belakang ini, terutama karena isu brexit, mayoritas universitas di UK hanya mau menerima UK / EU students. Semakin mantaplah saya ke EU!

Tips terakhir, berdoalah sebelum dan setelah submit aplikasi, serta seterusnya. Minimkan ekspektasi, biarkan kuasa tangan Tuhan yang bekerja. Saya termasuk orang yang ga begitu suka atau menghindari ekspektasi, karena sebagai manusia, ekspektasi akan membawa kekecewaan baik sedikit maupun banyak. Prinsip saya, lakukan yang terbaik, ikhtiar, selanjutnya tawakkal, yakin seyakin-yakinnya kalo Tuhan bakal membantu kita dan memberikan jalan terbaik untuk kita.

 

Proses selanjutnya?

Recruiter menghubungi kita dengan kabar positif? Well, congratulations! Itulah kalimat pertama yang saya kasih walaupun kalian belum pasti diterima. Tahu kenapa? Percayalah yang mendaftar lowongan yang sama dengan kita itu bukan cuma kita, ada banyak kandidat di luar sana, dari berbagai universitas, berbagai negara di dunia. Maka sekali lagi, congrats! kalau kalian dapat kabar positif dari PIC proyek yang kalian lamar. Jadi, kalian boleh bahagia (tapi jangan takabur, hehehe). Employee yang mereka butuhkan bisa jadi hanya 1 dan yang diberikan kabar positif bisa jadi ada 5 atau lebih dari 10 orang dari sekian banyak pelamar dan lamaran kalian rupanya sudah berhasil menarik perhatian recruiter!

Tahap selanjutnya bisa jadi kalian akan diminta mengirimkan detil pekerjaan S2 kalian (tesis) dan naskah publikasi-publikasi yang sudah kalian hasilkan selama ini. Lihat di cerita PhD #2 ya! Atau bisa jadi recruiter akan menawarkan kalian jadwal wawancara, hari dan jamnya, lalu menanyakan apakah waktu tersebut cocok dengan kalian. Hal ini karena mereka menyadari perbedaan waktu antara Indonesia dan negaranya. Jangan ragu untuk menawarkan waktu lain jika kalian benar-benar tidak bisa. Mereka sangat fair kok.

Perbincangan seperti apa yang akan terjadi di wawancara akan sangat menentukan lho ya. Ingat, kalian masih punya saingan lain, jangan santai-santai dulu. Terkait dengan konten wawancara, atmosfernya, pertanyaannya, apa aja yang perlu disiapkan, akan saya tuliskan secara spesifik di PhD #4. PhD #4 berisi tentang teknis wawancara, tips-tips nya (jujur aja saya ga punya trik), pertanyaan yang mungkin muncul, dan bagaimana kita menerka positivitas hasil wawancara. Cerita ini akan spesifik bagaimana saya terlibat dalam wawancara bersama recruiters dari FORCE Technology, DELTA SenseLab dan Fotonik Danmarks Teksniske Universitet.

Buat kalian yang punya cerita, saran, dan ide buat MomenCerita bisa tuliskan di kolom komen ya!